Optimaliseren van KPI-Rapportage voor Strategische Besluitvorming

Inleiding: 

Als Financieel eindverantwoordelijke bij een verzekeringsmakelaar, kreeg ik de kans om een belangrijk initiatief te leiden: het verfijnen van hoe onze financiële gegevens en KPI's aansluiten bij de strategische doelen van het bedrijf. Zoals bij veel snelgroeiende bedrijven, boekten we op sommige gebieden sterke resultaten, terwijl we op andere uitdagingen tegenkwamen. 

Zo presteerden we uitstekend op het gebied van klantbehoud, maar zagen we ruimte voor verbetering bij het aantrekken van nieuwe klanten. Deze case study illustreert hoe we ons rapportageproces optimaliseerden om de directie meer bruikbare inzichten te bieden.

Uitdaging: 

Bij deze verzekeringsmakelaar hadden we veel succes in het behouden van bestaande klanten, wat een belangrijke kracht van het bedrijf is. Echter, onze metrics lieten zien dat de acquisitie van nieuwe klanten niet in dezelfde mate mee groeide. Dit werd gezien als een mogelijk risico voor verdere groei, en het werd duidelijk dat hoewel klantbehoud werd gemaximaliseerd, de focus op het binnenhalen van nieuwe klanten meer aandacht nodig had. 

Onze Aanpak: 

Om de besluitvorming van de directie beter te ondersteunen, heb ik verschillende stappen gezet om ervoor te zorgen dat onze KPI's waren afgestemd op zowel de huidige prestaties als de groeidoelstellingen op lange termijn. Mijn doel was om de directie  inzichten te geven die nodig waren om het bedrijf strategisch beter te sturen.

1. Het Performance-verhaal Begrijpen:
   In nauwe samenwerking met de leiders van de verschillende business units ontdekte ik dat er intern keuzes waren gemaakt om meer focus te leggen op klantbehoud, wat leidde tot betere prestaties op dat gebied dan verwacht. Echter, deze keuze ging ten koste van de acquisitie van nieuwe klanten, omdat het team meer capaciteit had ingezet op het onderhouden van bestaande klantrelaties.
2. Voorbesprekingen en Strategische Aanpassingen:
   Door voorbesprekingen konden we ervoor zorgen dat het volledige plaatje duidelijk was. Dit stelde de directie in staat te begrijpen waarom er in het ene gebied overperformance waren, terwijl in een ander gebied de prestaties achterbleven. Het succes in klantbehoud was een resultaat van bewuste keuzes, maar de keerzijde was minder capaciteit voor de werving van nieuwe klanten.
3. Afstemmen van KPI’s op Strategie:
   De volgende stap was om onze financiële rapportage nauwer te koppelen aan de bredere bedrijfsstrategie. We presenteerden de financiële metrics op een manier die directie zowel de successen als de groeimogelijkheden liet zien, waarbij we benadrukten hoe verschuivingen in middelen en capaciteiten invloed hadden op verschillende bedrijfsgebieden.

Resultaat: 

Door dit duidelijke verhaal te presenteren, kon de directie beter geïnformeerde beslissingen nemen over de verdeling van middelen en capaciteiten. In plaats van klantbehoud en acquisitie als twee aparte, losstaande kwesties te zien, begrepen ze de strategische afwegingen die waren gemaakt. Hierdoor kon de directie een evenwichtige aanpak te hanteren, waarbij de sterke focus op klantbehoud werd gehandhaafd en er tegelijkertijd middelen werden herverdeeld om de acquisitie van nieuwe klanten te stimuleren voor toekomstige groei.

Conclusie: 

Dit proces versterkte het besluitvormingskader van het bedrijf door financiële gegevens effectiever te koppelen aan bedrijfsdoelstellingen. Door coherente KPI-rapportages konden we de directie voorzien van bruikbare inzichten, wat hen hielp het bedrijf met een meer gebalanceerde aanpak te sturen richting strategische doelen.

Belangrijkste Inzichten voor de Directie en Leiderschap:

• Het afstemmen van KPI’s op bedrijfsstrategie zorgt ervoor dat financiële gegevens de langetermijndoelstellingen ondersteunen.
• Voorbesprekingen met businessleaders bieden essentiële context voor het begrijpen van prestaties.
• Een samenhangend verhaal achter de cijfers helpt de directie om beter geïnformeerde, evenwichtige beslissingen te nemen.

Waarom Dit Belangrijk is voor de verzekeringsmakelaar:

Dit proces was cruciaal om ons bewust te maken van hoe interne strategische keuzes verschillende bedrijfsgebieden beïnvloeden. Door onze rapportage en besluitvorming te verfijnen, konden we onze kracht in klantbehoud balanceren met groeikansen in het werven van nieuwe klanten, wat een duurzamere toekomst voor de organisatie waarborgt.